Từ ngày 01/7/2022, tất cả người nộp thuế đang sử dụng hóa đơn theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP chuyển sang sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định của Luật Quản lý thuế năm 2019 và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
Hóa đơn điện tử
Khoản 1 Điều 89 Luật Quản lý thuế 2019 quy định:
Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử bao gồm: hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử, các chứng từ điện tử có tên gọi khác.
Phân loại hóa đơn điện tử
Hiện nay, pháp luật quy định 02 loại hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp được sử dụng như sau:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Mã của cơ quan thuế bao gồm:
- Số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra;
- Một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
Các trường hợp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ các trường hợp được sử dụng hóa đơn không có mã của cơ quan thuế.
Doanh nghiệp thuộc trường hợp được sử dụng hóa đơn không có mã của cơ quan thuế phải chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trong các trường hợp sau (căn cứ Điều 5 Thông tư 78/2021/TT-BTC):
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; hoặc
- Được xác định gặp rủi ro cao về thuế và được cơ quan thuế thông báo về việc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai và các trường hợp xác định được doanh thu khi bán hàng hóa, dịch vụ.
Lưu ý:
Cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh nếu thuộc trường hợp sau đây:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc khai thuế theo từng lần phát sinh nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử;
- Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng.
- Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế
Trừ trường hợp có rủi ro cao về thuế và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì doanh nghiệp khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ mà không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế trong trường hợp sau:
Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy;
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.
Hướng dẫn chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử
- Xác định đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử có mã hay không có mã của cơ quan thuế
- Khởi tạo hóa đơn
Trước khi khởi tạo hóa đơn, doanh nghiệp ra Quyết định áp dụng hoá đơn điện tử (theo Mẫu số 1 tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC) và gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo một trong hai hình thức sau:
- Nộp văn bản giấy trực tiếp tại trụ sở của cơ quan thuế; hoặc
- Nộp văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.
Khởi tạo hóa đơn là việc doanh nghiệp tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, định dạng truyền – nhận và lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng hoá, dịch vụ trên phương tiện điện tử của doanh nghiệp hoặc của các tổ chức cung cấp dịch vụ về hoá đơn điện tử và được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên.
- Phát hành hóa đơn
Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần gửi đến cơ quan thuế trực tiếp:
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC);
- Mẫu hóa đơn điện tử (có ký số của doanh nghiệp khởi tạo hóa đơn và theo đúng định dạng gửi cho người mua): gửi cho cơ quan thuế theo đường điện tử.
- Xử lý hóa đơn không tiếp tục sử dụng
- Doanh nghiệp phải thông báo với cơ quan thuế hóa đơn không tiếp tục sử dụng khi:
-
- Doanh nghiệp phát hành loại hóa đơn thay thế phải dừng sử dụng các số hóa đơn bị thay thế còn chưa sử dụng;
- Doanh nghiệp mua hóa đơn của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng.
- Doanh nghiệp có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn theo thủ tục sau:
Thời hạn hủy hóa đơn
- Doanh nghiệp thực hiện hủy hóa đơn trong thời hạn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
- Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp phải hủy hóa đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng.
Trình tự
- Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy
- Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn phải có:
- Đại diện lãnh đạo của doanh nghiệp; và
- Đại diện bộ phận kế toán của doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp phải lập hồ sơ hủy hóa đơn, bao gồm các giấy tờ sau:
- Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn;
- Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);
- Biên bản hủy hóa đơn (phải có chữ ký của các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn);
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn (mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC).
- Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại doanh nghiệp sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả hủy hóa đơn được lập thành hai (02) bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.
Lưu ý: Hủy hóa đơn của cơ quan thuế do Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn đã thông báo phát hành chưa bán hoặc chưa cấp nhưng không tiếp tục sử dụng.
- Lập hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp có thể lựa chọn lập hóa đơn điện tử theo một trong hai hình thức sau:
- Doanh nghiệp thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của chính doanh nghiệp;
- Doanh nghiệp truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo và lập hóa đơn điện tử.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần theo dõi thông báo của cơ quan thuế về lộ trình cũng như hướng dẫn cụ thể trong việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử đến hết ngày 30/06/2022.
Trên đây là các quy định về hoá đơn điện tử và quy trình hướng dẫn doanh nghiệp chuyển đổi sang hóa đơn điện tử trước ngày 01/07/2022./.
