Nội quy lao động là sự cụ thể hóa các quy định của pháp luật về kỷ luật lao động vào điều kiện cụ thể của từng đơn vị sử dụng lao động, đồng thời là cơ sở thiết lập và duy trì kỷ luật lao động.
So với Bộ luật lao động năm 2012 thì Bộ luật lao động năm 2019 có những điểm mới về nội quy lao động.
- Mở rộng phạm vi áp dụng nội quy lao động
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 119 Bộ luật lao động năm 2012, nếu đơn vị sử dụng lao động từ 10 người lao động trở lên thì phải có nội quy lao động bằng văn bản. Như vậy, đơn vị sử dụng lao động có từ 9 người lao động trở xuống thì không cần nội quy lao động.
Trên thực tế, điều này gây ra nhiều khó khăn cho người sử dụng lao động, bởi vì các quy định trên không thể liệt kê hết được trong hợp đồng lao động. Do vậy, nếu không có nội quy lao động thì có thể xử lý vi phạm kỷ luật được.
Khắc phục tình trạng này, Khoản 1 Điều 118 Bộ luật lao động năm 2019 đã quy định: “người sử dụng lao động phải ban hành các nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản”. Như vậy, theo quy định tại Bộ luật lao động năm 2019 thì tất cả người sử dụng lao động đều phải ban hành nội quy lao động mà không phụ thuộc vào số lượng người lao động.
Tuy nhiên, nếu người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động thì có thể ban hành nội quy lao động bằng văn bản hoặc dưới lời nói. Nhưng sử dụng trên 10 người lao động trở lên thì phải ban hành bằng văn bản.
- Bổ sung thêm một số nội dung trong nội quy lao động
Nội quy lao động là công cụ để người sử dụng lao động thiết lâp kỷ luật lao động nên nội dung của văn bản này thường bao gồm các quy định về trật tự cũng như quyền quản lý lao động của người sử dụng lao động. Nội dung của nội quy lao động không được trái với pháp luật và quy định của pháp luật liên quan.
Bộ luật lao động năm 2012 quy định nội dung lao động phải có 5 nội dung: (1) Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, (2) Trật tự tại nơi làm việc, (3) An toàn lao động, vệ sinh lao động ở nơi làm việc, (3) Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động, (4) Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất.
- Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi
Khi quy định về vấn đề này, người sử dụng lao động phải đảm bảo được sự hợp lý về thời gian làm việc và thời gian nghỉ ngơi của người lao động. Điều đó không chỉ đảm bảo cho hoạt động được năng xuất mà còn hạn chế được hành vi vi phạm kỷ luật của người lao động.
- Trật tự tại nơi làm việc
Đây là những quy định hết sức ý nghĩa trong việc tạo môi trường lao động an toàn và hiệu quả. Ví dụ như nội quy lao động có thể quy định: Không đi giày dép cá nhân trong phạm vi văn phòng.
- An toàn vệ sinh lao động
Nội quy lao động thường quy định về viêc chấp hành những biện pháp đảm bảo an toàn lao động, vệ sinh lao động ngăn ngừa tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, tuân thủ các quy phạm, các tiêu chuẩn an toàn lao động, vệ sinh lao động…
- Bảo vệ bí mật tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động
Khi tham gia quan hệ lao động, người lao động được người sử dụng lao động giao máy móc, thiết bị tài sản để thực hiện công việc. Tại một số vị trí, người lao động còn nắm bắt được cả những bí mật công nghệ, kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, việc bảo vệ tài sản, bí mật công nghệ, kinh doanh của đơn vị là nghĩa vụ bắt buộc đối với người lao động khi tham gia quan hệ lao động.
Tuy nhiên, bí mật công nghệ, kinh doanh của đơn vị là vấn đề rất trừu tượng, người lao động nhiều khi khó xác định. Bới vậy, nội quy lao động cần quy định cụ thể các loại tài sản, tài liệu, số liệu của đơn vị thuộc phạm vi trách nhiệm được giao đối với từng loại công việc để ràng buộc trách nhiệm của người lao động.
- Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất
Đây là quy định quan trọng và không thể thiếu được trong nội quy lao động của đơn vị bởi đó chính là căn cứ để người sử dụng lao động xử lý kỷ luật đối với người lao động.
Ngoài 5 nội dung trên thì Bộ luật lao động năm 2019 còn bổ sung thêm 3 nội dung nữa trong nội quy lao động đó là:
- Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc, trình tự, thủ tục xư lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc.
Theo đó Bộ luật lao động năm 2012 quy định về quấy rối tình dục tại nơi làm việc tại Điều 4 nhưng chưa đưa ra định nghĩa, cơ chế xử lý đối với hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc.
Do vậy việc đưa ra các dấu hiệu nhận biết các giải pháp phòng chống quấy rối tại nơi làm việc là điều cần thiết.
- Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động.
Với mục đích tránh sự lạm quyền từ người sử dụng lao động, pháp luật quy định người sử dụng lao động phải căn cứ điều chuyển ghi nhận ở trong nội quy lao động. Trường hợp người sử dụng lao động được quyền điều chuyển người lao động khi doanh nghiệp gặp khó khăn, thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh áp dụng biện pháp ngăn ngừa, khắc phục tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.
- Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động
Bộ luật lao động năm 2012 không quy định về thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động. Khoản 4 Điều 30 Nghị định số 05/2015/NĐ-CP ghi nhận: “Người giao kết hợp đồng lao động, người có thẩm quyền ra quyết định xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động. Người được ủy quyền giao kết hợp đồng lao động chỉ có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động theo hình thức khiển trách”.
Như vậy, thẩm quyền xử lý kỷ luật tương đối hẹp, gây khó khăn cho đơn vị sử dụng lao động trong quá trình xử lý kỷ luật. Theo đó thì Nghị định số 148/2018/NĐ-CP đã mở rộng thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động, theo đó thì: Người giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động là người có thẩm quyền ra quyết định xử lý kỷ luật đối với người lao động”. Điều này được hiểu là người được ủy quyền giao kết hợp đồng lao động cũng có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.
Tuy vậy, quy dịnh này không đảm bảo sự linh hoạt đối với các đơn vị sử dụng lao động. Đối với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, khối lượng công viêc ít thì quy định này tương đối hợp lý. Tuy nhiên đối với những doanh nghiệp lớn thì nó không phù hợp.
Do vậy, việc cho phép người sử dụng lao động được quy định trong nội quy lao động về người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động là phù hợp, đảm bảo quyền tự chủ doanh nghiệp. Như vậy, Bộ luật lao động đã có cách tiếp cận trên phương diện: “kỷ luật lao động là quyền của người sử dụng lao động trong lĩnh vực quản lý lao động”.
- Đổi mới thủ tục tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động ở cơ sở trong việc ban hành nội quy lao động
Theo quy định tại Bộ luật lao động năm 2012, tại những nơi đã thành lập công đoàn cơ sở thì người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của công đoàn tại cơ sở, tại những nơi chưa thành lập công đoàn cơ sở thì phải tham khảo ý kiến của công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở trong việc xây dựng nội quy lao động.
Tuy vậy, thủ tục lấy ý kiến Công đoàn khi xây dựng Nội quy lao động tại Khoản 3 Điều 119 và Khoản 3 Điều 120 của Bộ luật lao động năm 2012 gây ra nhiều vướng mắc cho doanh nghiệp. Theo báo cáo tổng kết thi hành Bộ luật lao động năm 2012 thì 80% doanh nghiệp dân doanh và 60% doanh nghiệp vốn đầu tư nước ngoài chưa thành lập công đoàn cơ sở.
Theo Bộ luật lao động năm 2019, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Như vậy, đối với những đơn vị không có tổ chức đại diện người lao động ở cơ sở, người sử dụng lao động không cần phải thực hiện thủ tục này.
Đây là sự sửa đổi cần thiết và hợp lý bởi việc thành lập tổ chức đại diện cho người lao động xuất phát từ nhu cầu liên kết của họ. Việc người lao động không thành lập hoặc gia nhập tổ chức đại diện được hiểu là họ chưa muốn hoặc không cần tổ chức đại diện đó.
Do vậy, Bộ luật lao động năm 2012, quy định công đoàn cấp trên mặc nhiên đại diện cho họ là không phù hợp với tinh thần tự do liên kết của Công ước số 87 của tổ chức lao động quốc tế về quyền tự do hiệp hội và về việc bảo vệ quyền được tổ chức.
- Bổ sung chủ thể có thẩm quyền tiếp nhận đăng ký nội quy lao động
Sau khi ban hành, người sử dụng lao động phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh (Sở Lao động, Thương binh và Xã hội) nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.
Người sử dụng lao động có các chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều địa bàn khác nhau thì gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh.
Việc đăng ký nội quy lao động là cơ sở để cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh xem xét lại sự phù hợp của nội quy lao động, các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan với các quy định của pháp luật. Điều này nhằm phòng tránh trường hợp người sử dụng lao động lạm quyền mà đặt ra các quy định xâm phạm quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động.
So với quy định của Bộ luật lao động năm 2012, Bộ luật lao động năm 2019 đã bổ sung thêm 01 cơ quan đăng ký nội quy lao động, đó là cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện (Phòng lao động thương binh và xã hội).
- Bổ sung quy định về hiệu lực của nội quy lao động đối với doanh nghiệp có dưới 10 người lao động
Theo quy định tại Điều 121 Bộ luật lao động năm 2019, nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định tại Điều 119 của Bộ luật này nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động.
Như vậy, hiệu lực của nội quy lao động phát sinh tùy vào hai trường hợp:
- TH 1: Nội quy lao động không phải sửa đổi, bổ sung thì hiệu lực sau thời hạn 15 ngày, kể từ ngày cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động.
- TH 2: Nội quy lao động phải sửa đổi, bổ sung khi có quy đinh trong nội quy lao động trái pháp luật. Trong thời hạn 7 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu nội quy lao động có quy định trái pháp luật thì cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh thông báo, hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung.
Bộ luật lao động năm 2019 đã bổ sung trường hợp người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động ban hành nội quy lao động bằng văn bản thì hiệu lực do người sử dụng lao động quyết định trong nội quy lao động. Quy định này nhằm đảm bảo tính linh hoạt, mở rộng hơn quyền quản lý của người sử dụng lao động./.
