Nhằm kiểm soát tốt hơn các giao dịch của doanh nghiệp và các giấy tờ của doanh nghiệp thì nhà nước có đưa ra các quy định về giao dịch và giấy tờ của doanh nghiệp khi giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến người đại diện pháp luật của doanh nghiệp.
- Ký hợp đồng không quên người đại diện theo pháp luật
Theo quy định của Bộ luật dân sự 2015 thì người ký hợp đồng phải là người đại diện theo pháp luật hoặc người được người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ủy quyền.
Việc ủy quyền có thể được thể hiện bằng các hình thức văn bản khác nhau như quyết định ủy quyền, giấy ủy quyền, biên bản ủy quyền hoặc văn bản ủy quyền khác, kể cả thể hiện thông qua việc ghi trong điều lệ doanh nghiệp, quy chế, quy định nội bộ hay biên bản, nghị quyết họp, văn bản giao, phân công nhiệm vụ.
Trường hợp doanh nghiệp có nhiều người đại diện theo pháp luật thì người ký phải phù hợp với ý chí của người đại diện theo pháp luật có thẩm quyền theo quy định của điều lệ công ty.
Đồng thời hơp đồng được ký phải được cơ quan có thẩm quyền của doanh nghiệp như Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị hay chủ sở hữu thông qua, nếu như phải thông qua các cơ quan này theo quy định của Luật doanh nghiệp, pháp luật liên quan và điều lệ công ty.
- Ký hợp đồng không qua người đại diện theo pháp luật
Trường hợp hợp đồng, giao dịch được ký trước khi có văn bản, bằng chứng pháp lý thể hiện ý chí đồng ý của người đại diện theo pháp luật, tức là không ký kết đúng thẩm quyền nhưng vẫn được thừa nhận là hợp pháp nếu trong quá trình thực hiện hợp đồng người mà theo quy định của pháp luật có thẩm quyền ký kết hợp đồng đó chấp thuận.
Được coi là người có thẩm quyền chấp thuận nếu người đó đã biết hợp đồng đã được ký kết mà không phản đối trong một thời hạn hợp lý thuộc một trong các trường hợp sau đây:
- Người đại diện đã công nhận giao dịch.
- Sau khi hợp đồng đã được ký kết, có đầy đủ căn cứ chứng minh rằng người ký kết hợp đồng đã báo cáo với người có thẩm quyền biết hợp đồng đã được ký kết.
- Người có thẩm quyền thông qua các chứng từ, tài liệu về kế toán, thống kê biết được hợp đồng đó đã được ký kết và đang được thực hiện.
- Người có thẩm quyền có những hành vi chứng minh có tham gia thực hiện quyền và nghĩa vụ phát sinh theo thỏa thuận của hợp đồng.
- Người có thẩm quyền đã trực tiếp sử dụng các tài sản, lợi nhuận có được do việc ký kết, thực hiện hợp đồng mà có (sử dụng xe ô tô để đi lại, để kinh doanh mà biết do việc ký kết, thực hiện hợp đồng mà có…).
- Người được đại diện có lỗi dẫn đến việc người đã giao dịch không biết hoặc không thể biết về việc người đã xác lập, thực hiện giao dịch dân sự với mình không có quyền đai diện.
- Ký hợp đồng không cần người đại diện theo pháp luật
Doanh nghiệp có một số quy định trực tiếp hoặc gián tiếp cho phép người ký các hợp đồng, giao dịch không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty mà không cần phải có sự ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của công ty. Cụ thể trong các trường hợp dưới đây:
- Quy định về người quản lý doanh nghiệp bao gồm các chức danh quản trị, điều hành và “cá nhân giữ chức danh quản lý khác có thẩm quyền nhân danh công ty ký kết giao dịch của công ty theo quy định tại Điều lệ công ty “.
- Quy định về việc “người thành lập doanh nghiệp được ký các loại hợp đồng phục vụ cho việc thành lập và hoạt động của doanh nghiệp trước và trong quá trình đăng ký doanh nghiệp”.
- Quy định về một trong các quyền và nghĩa vụ của giám đốc hoặc tổng giám đốc của các công ty TNHH là được nhân danh công ty ký kết các hợp đồng, thỏa thuận nhân danh công ty, trừ trường hợp thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc chủ tịch công ty.
Như vậy, các quyền ký hợp đồng trong các trường hợp kể trên của người thành lập doanh nghiệp, người quản lý doanh nghiệp, giám đốc hoặc tổng giám đốc và hội đồng quản trị là do luật quy định, mà không cần phải là người đại diện theo pháp luật của công ty cũng đương nhiên được quyền ký hợp đồng.
- Ký hợp đồng theo sự phân công
Thực tế cũng xảy ra nhiều trường hợp, người ký kết hợp đồng không có văn bản ủy quyền riêng của người đại diện theo pháp luật mà chỉ có biên bản, nghị quyết hoặc văn bản khác ủy quyền hoặc giao nhiệm vụ của các cơ quan của công ty như Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị.
Đối với trường hợp này, nếu người đại diện theo pháp luật của công ty cũng tham gia ký nghị quyết hoặc biểu quyết đồng ý của với việc phân công đó thì thực chất cũng tương đương với việc đồng ý ủy quyền của người đại diện theo pháp luật.
Nếu người đại diện theo pháp luật biết nhưng không đồng ý hoặc không có sự tham gia của người đại diện theo pháp luật thì coi như chưa có sự ủy quyền của người đại diện theo pháp luật. Tuy nhiên vẫn có thể căn cứ vào nội dung phân tích tại các mục nêu trên để khẳng định việc ký hợp đồng là hợp pháp hay không./.
