Căn cứ Luật lao động năm 2019, bên cạnh việc lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động, thì người sử dụng lao động còn phải khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động.
Người sử dụng lao động phải định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động trong quá trình hoạt động với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội.
- Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động
Theo quy định tại Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 02 năm 2021, việc khai trình sử dụng lao động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động được quy định như sau:
Định kỳ 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 05 tháng 12), người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
Trường hợp người sử dụng lao động không thể báo cáo tình hình thay đổi lao động thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng bản giấy theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
Sở Lao động – Thương binh và Xã hội có trách nhiệm tổng hợp tình hình thay đổi về lao động trong trường hợp người sử dụng lao động gửi báo cáo bằng bản giấy để cập nhật đầy đủ thông tin theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này.
- Xử lý vi phạm
Căn cứ điều 7 Nghị định 28/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng, có hiệu lực thi hành từ ngày 15 tháng 4 năm 2020:
Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động khi có một trong các hành vi sau đây:
- Không thông báo công khai kết quả tuyển lao động hoặc thông báo sau 05 ngày làm việc, kể từ ngày có kết quả tuyển lao động;
- Không khai trình việc sử dụng lao động theo quy định với phòng Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (đối với người sử dụng lao động thuộc khu công nghiệp) nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện;
- Không báo cáo tình hình thay đổi về lao động với Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (đối với người sử dụng lao động thuộc khu công nghiệp) nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện;
Lưu ý: Trong trường hợp các doanh nghiệp không nộp được online qua Cổng dịch vụ công quốc gia, thì có thể nộp trực tiếp hoặc chuyển phát nhanh đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở.
Đối với các doanh nghiệp tại Hà Nội, nếu không nộp được online, thì gửi báo cáo bản giấy trực tiếp hoặc chuyển phát nhanh đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội Hà Nội, địa chỉ 75 Nguyễn Chí Thanh, quận Đống Đa, Hà Nội. Hoặc đơn giản chỉ cần gửi bản scan báo cáo đến địa chỉ email: pvlatld_soldtbxh@hanoi.gov.vn.
